Beispiele für Digitalisierungsmöglichkeiten in Unternehmen

Viele KMU erstellen Angebote und Rechnungen noch mit Word oder Excel. Das verursacht Medienbrüche und Fehler. Eine Web-App für Angebote & Rechnungen automatisiert Positionen, Rabatte und Zahlungsziele - inklusive rechtssicherer Archivierung (GoBD) und Schnittstellen zur Buchhaltung.

• einheitliche Layouts & CI-konforme PDFs
• automatischer Nummernkreis, Mahnwesen, Status
• DATEV/ERP-Export & E-Mail-Versand aus der App

Tipp: Als Excel-Ersatz mit geprüften Regeln vermeiden Sie Copy-&-Paste-Fehler und gewinnen Geschwindigkeit.

2. digitale Zeiterfassung & Schichtplanung

Statt Stundenzettel oder verstreute Excel-Dateien nutzen Teams eine browserbasierte Zeiterfassung mit mobilen Buchungen, Genehmigungen und Auswertungen. Die Schichtplanung wird transparent - inklusive Urlaubsüberblick und Soll/Ist-Vergleichen.

• mobile Erfassung (Smartphone, Tablet)
• Abwesenheiten & Überstunden im Blick
• Export für Lohnbuchhaltung / ERP

Tipp: Kombinieren Sie Zeiterfassung mit Ressourcenplanung für Projekte - Planung & Nachkalkulation aus einem Guss.

3. Urlaubs-, Freigabe- & Beschaffungs-Workflows

Genehmigungen per E-Mail führen zu Wartezeiten und Intransparenz. Digitale Freigabe-Workflows in einer Webanwendung steuern Urlaube, Bestellungen oder Investitionen mit Rollen/Rechten, Erinnerungen und Protokoll.

• klare Zuständigkeiten & Vertretungsregeln
• Protokollierung für Nachvollziehbarkeit
• Integration in DMS/ERP

Tipp: Alle individuellen IT-Lösungen lassen sich problemlos erweitern - schnell sichtbarer Nutzen.

4. Kundenportal

Ein Kundenportal reduziert Rückfragen und beschleunigt Abläufe: Angebote, Auftragsstatus, Rechnungen, Dokumente und Support-Tickets an einem Ort. Kunden pflegen Stammdaten selbst, sehen Historien und laden benötigte Nachweise herunter.

• 24/7-Self-Service statt E-Mail-Ping-Pong
• Ticketing & SLA-Tracking integriert
• Benutzerverwaltung & Rechtekonzepte

Tipp: Starten Sie mit einem MVP (z. B. Rechnungsarchiv) und erweitern Sie das Portal Schritt für Schritt.

5. Service- & Wartungsmanagement

Techniker arbeiten mit mobilen Checklisten, dokumentieren Fotos und Messwerte und generieren Berichte direkt vor Ort. Ersatzteile, Zeiten und Unterschriften werden in der Web-App erfasst – inkl. Disposition und Terminplanung.

• Checklisten mit Pflichtfeldern & Validierungen
• PDF-Protokolle im CI, Unterschrift auf dem Gerät
• Teileverbrauch & Material nachverfolgbar

Tipp: Verbinden Sie das System mit Lager & Faktura - aus dem Einsatz wird automatisch der Entwurf der Rechnung.

6. Lager, Bestände & Inventur (mit Barcode/QR)

Excel-Listen im Lager verursachen Fehlbestände. Eine lagerfähige Webanwendung mit Barcode/QR unterstützt Wareneingang, Umbuchungen und Inventur - in Echtzeit und mit Historie.

• schneller Scan via Smartphone-Kamera
• Bestellvorschläge & Mindestbestände
• Schnittstelle zu ERP/Einkauf

Tipp: Starten Sie mit kritischen Artikeln/Kategorien - der Rest folgt nach.

7. E-Learning, Schulungen & Wissensmanagement

Statt verstreuter PDFs und Schulungslisten bündelt eine Wissensplattform Kurse, Handbücher und Tests. Neue Mitarbeitende durchlaufen Onboarding-Pfad, Nachweise werden dokumentiert.

• Kurse, Quiz, Zertifikate, Fälligkeiten
• Versionsstände & Änderungsprotokoll
• rollenbasierte Lernpfade (z. B. Produktion/Vertrieb)

Tipp: Kombinieren Sie SOPs/Work-Instructions mit kurzen Videos - schneller Lernerfolg.

8. Dokumentenmanagement & Vertragsverwaltung (DMS)

Ein DMS ersetzt Laufwerke und Excel-Listen: Dokumente werden verschlagwortet, Fristen überwacht, Versionen historisiert. Vertragsverwaltung erinnert an Kündigungs- und Verlängerungstermine - revisionssicher und GoBD-konform.

• Suche, Tags, Berechtigungen
• Vorlagen & Workflows (z. B. Prüfung/Freigabe)
• Integration mit E-Mail & ERP

Tipp: Beginnen Sie mit kritischen Verträgen (Miete, Software, Lieferanten) - schneller ROI durch vermiedene Fristversäumnisse.

9. BWA, Controlling & BI-Dashboards

Statt monatlicher Excel-Aufbereitung liefern BI-Dashboards aktuelle KPI-Ansichten: Umsatz, Deckungsbeitrag, Auftragsbestand, Liquidität - mit Filtern, Zeitreihen, Drill-Down bis Belegebene.

• automatisierter Datenimport (ERP/DWH)
• einheitliche Visualisierungen
• Exports nach PDF/CSV

Tipp: Definieren Sie 5-7 Kern-KPIs und konzentrieren Sie das Management-Dashboard darauf - weniger ist mehr.

10. Integration & Automatisierung (ERP/CRM/Shop/RPA)

Viele Tätigkeiten sind reine Übertragungsarbeit zwischen Systemen. Mit APIs und RPA (Robotic Process Automation) werden Daten automatisch synchronisiert: Stammdaten, Preise, Lagerstände, Belege – nachvollziehbar und fehlerarm.

• reduzierte Durchlaufzeiten & weniger Tippfehler
• ereignisgesteuerte Prozesse (z. B. Auftrag → Lieferschein)
• Monitoring & Fehlermeldungen in der Web-App

Tipp: Starten Sie mit 1-2 High-Impact-Automationen (z. B. Angebot→Auftrag oder Shop→ERP) und erweitern Sie monatlich.